La necesidad de profesionalizar la gestión de almacenes

Por: Dorian Castillo (Especialista-Consultor en Supply Chain Management)

La necesidad de profesionalizar la gestión de almacenes

La Base de una buena gestión

Debemos entender que el proceso de Almacenamiento o Bodegaje (de acuerdo a la velocidad de rotación de los productos administrados) se trata de una custodia temporal y segura de un número importante de ítems, que se convertirán en un flujo de dinero o en cumplimiento de servicio, tanto para las organizaciones privadas como públicas, respectivamente. Todo esto en función de un tiempo determinado y previamente planificado para obtener resultados tangibles.

Siendo un proceso que ha tomado un protagonismo interesante y constante en las últimas décadas, debemos considerar las variables que definan el rol concreto a cumplir por parte de este proceso (citando los más relevantes):

  • Preferencias y pronóstico de la Demanda
  • ¿Quién realmente es mi Cliente o Usuario Final?
  • Identificar reducción o ampliación de espacios en Almacenes
  • Implementación de tecnología
  • Adquisición de equipos e insumos adecuados
  • Definir costos de mantenimiento, sobre-estocaje y ruptura de stocks
  • Asignación profesional del Talento Humano

Todas las variables mencionadas deben enfocarse en la consecución de objetivos clave, que aseguren:

  • Reducir tareas administrativas,
  • Minimizar tiempos,
  • Optimizar la relación costo/beneficio,
  • Identificar y mitigar mermas / pérdidas,
  • Incrementar de forma sostenida el nivel de Servicio.

Estos objetivos van a requerir de recursos y planes de inversión serios de mediano y largo plazo; por lo que, ninguna Bodega, Almacén o Centro de Distribución llegará al costo total cero. Pero, si nos concentramos unos momentos en uno de los factores más apetecidos por la gran mayoría de Gerencias (la reducción de costos), es necesario estar conscientes que el costo de mantener inventarios e instalaciones debe ser menor al costo que representa no tener disponible ese inventario.   Es en este punto donde se justifica el esfuerzo en lograr reducciones que no afecten el nivel de servicio ni la pérdida de actuales y futuros negocios.

Importancia del Talento Humano

La piedra angular de todo proceso es la participación del Talento Humano. Concretamente, la actividad de Almacenes tiene que dejar de ser netamente operativa para dar un salto considerable y definitivo hacia la combinación de conocimientos técnicos, aplicación de prácticas estandarizadas y generar información destacada.

De hecho, estos tres pasos permitirán una real integración que debe tener el área de Almacenes con toda la estructura de una organización, asegurando una gestión integral con Compras y Abastecimientos, Planificación, Ventas y Servicios, Administración Financiera, Operaciones y Producción.

La tarea no termina ahí: el factor humano tiene un serio compromiso en:

  • La identificación y formalización de sus procesos, lo que tendrá una directa conexión con un correcto manejo de los inventarios.
  • Alineación de dichos procesos con la estrategia empresarial e institucional.
  • Capacitación planificada y periódica del equipo de trabajo, aterrizando obligatoriamente los conocimientos adquiridos a la práctica y midiendo cuantitativa y cualitativamente el impacto de su aplicación.

Así, estamos asegurando paso a paso la instauración de la cultura organizacional, ingrediente clave que permite el éxito o el fracaso de todo proyecto, más aún cuando nos referimos a la custodia temporal de bienes y productos para su posterior distribución.

Transformando el Proceso

Haciendo un compendio de lo expuesto, una real transformación del proceso macro de la administración de Almacenes demanda decisión oportuna y comunicación clara en aspectos que se indican a continuación:

  1. Aplicación de prácticas operativas de excelencia (BPL).
  2. Control de procesos y análisis de resultados por indicadores.
  3. Planificación integrada del proceso (IBP), reduciendo riesgos y costos.
  4. Diagnóstico técnico del diseño, instalaciones, equipamiento y ubicación para distribución (mediante las técnicas central y/o cónica).
  5. Definición del ranking y ubicación de productos, bajo la combinación de criterios de rotación, marca, valor y peso/volumen.
  6. Optimización de la capacidad de espacios, proyectándose a diversificar el servicio disponible para otros Clientes.
  7. Comprensión del comportamiento de la demanda en coordinación con otras áreas de la empresa, usando herramientas de apoyo técnico (modelos de pronósticos).
  8. Adquisición de mejor tecnología, de acuerdo al nivel logrado de cultura organizacional, ampliación del portafolio de servicios, cantidad de productos manejados y el resultado del balance producción versus demanda.
  9. Acercar la información y el servicio hacia el Cliente o Usuario final (esquema disponibilidad – servicio, demanda on-line).

Evidenciamos así un gran trabajo debe realizarse y/o verificar su avance, ya que son detalles que otorgan una real envergadura a este proceso y la necesidad de tecnificar las tareas demandadas, afirmando la combinación adecuada entre eficiencia, eficacia y productividad que necesitan las empresas para diferenciarse de la competencia (la Logística, en su estado natural).

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