Inventario Confiable: Una herramienta de Gestión Empresarial

Por: Ing. Alvaro López

INVENTARIO CONFIABLE: UNA HERRAMIENTA DE GESTIÓN EMPRESARIAL

El inventario es uno de los activos de más alto costo en un negocio, por lo tanto la confiabilidad de este es de suma importancia y cualquier desviación en los mismos podría hacer incurrir en errores que pueden afectar seriamente la rentabilidad del negocio.

La experiencia indica que:

Solo el 20% de las empresas tienen una gestión efectiva de inventarios. Como ejemplo, en algunos casos la responsabilidad es compartida entre departamentos, ya que se han encontrado casos de que los Compras e Importaciones, Jefes de Producto o Línea, o como se los denomine, realizan compras de stock, sin revisar los inventarios ni observar los movimientos de los mismos ítems adquiridos, provocando sobrestocks.

Debido a la mala gestión o inexistencia de inventarios se ha reportado hasta el 30% en perdida de stock. Se puede citar como ejemplo el caso de una empresa donde se encontró que todas las bodegas y sus responsables tenían libertad para ingresar artículos, por lo que aparte de inexistencia de control interno, en el inventario existían artículos hasta con diez descripciones y códigos diferentes.

Se realizan movimientos sin registros o se aplazan. Una práctica muy común, con los llamados “urgentes” de clientes importantes, o en ocasiones de directivos que solicitan “muestras”, regularmente productos nuevos. En productos nuevos que deben ser revisados por su naturaleza antes de ser colocados en sus ubicaciones (cuarentena), de encontrarse novedades en calidad o cantidad, una práctica común encontrada es ingresar el 100% de la compra e importación, para luego realizar el reclamo al proveedor. Muchas veces toma más tiempo del indicado la regularización, y se pierde el control, por cambios de personal, ubicaciones, etc.

No existen procedimientos de registros de mercadería, ni categorización de acuerdo a la demanda. Los WMS modernos optimizan los espacios en las bodegas, y hace más dinámicas, pero siempre es importante el no descuidar ese 20% del inventario, que representa el 80% de las ventas, de acuerdo a la clasificación ABC.

A continuación, una serie de consultas, que dependerá de lo que su empresa realiza o no, para poder determinar con mayor exactitud la confiabilidad del inventario:

  • ¿Se cuenta con un sistema de recepción de mercadería en línea?
  • ¿Se realizan inventarios periódicos y sus resultados siempre coinciden entre lo físico y lo contable?
  • ¿Se cuenta con un sistema de registros que te permita mantener actualizada las existencias de mercadería?
  • ¿Se cuenta con procesos establecidos para actualizar tus existencias de inventario cuando se generan novedades como averías, devoluciones al proveedor, robo, consumos internos, transferencias externas e internas?
  • ¿Se registran las transformaciones de producto generadas por zonas de producción de otros productos?

Si al menos una de las respuestas es negativa, la confiabilidad sobre el inventario no es la apropiada. Para calcular el porcentaje de confiabilidad se realiza una simple operación matemática y para esto necesitas los siguientes datos: el número total de ítems y las existencia contable y física de cada uno de ellos.

La existencia teórica es la información contable o de sistema, y la existencia real es solo el dato obtenido mediante una toma física. Con la información física y de sistema de los artículos, se realiza una comparación y se contabilizan los que presenten diferencias.

% CONFIABILIDAD = (1 – (# de diferencias / Total de ítems)) x 100

Por ejemplo: de que existan 1500 referencias de artículos y al comparar los datos de existencias de estos, se encuentra que 250 presentan diferencias, el porcentaje de confiabilidad sería del 83,33%.

Conociendo el resultado, es necesario realizar una serie de ajustes a dichos inventarios para corregir todas las desviaciones detectadas, además de tomar acciones que impidan que estas se vuelvan a presentar.

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